O que é o mapeamento de fluxo de valor?

Também chamado: análise de fluxo de valor ou mapeamento de processo Lean

O mapeamento do fluxo de valor  é definido como uma ferramenta enxuta que emprega um fluxograma que documenta todas as etapas do processo. Muitos profissionais Lean, enxergam o mapeamento do fluxo de valor como uma ferramenta fundamental para identificar o desperdício, reduzir os tempos de ciclo do processo e implementar melhorias no processo.

O mapeamento do fluxo de valor (VSM) é uma ferramenta que traz eficiência ao trabalho, tendo sido projetada para combinar etapas de processamento de material com fluxo de informações, juntamente com outros dados relacionados. 

O VSM ajuda os usuários a criar um plano de implementação sólido que maximizará seus recursos disponíveis e ajudará a garantir que os materiais e o tempo sejam usados ​​de maneira eficiente.

Aplicações rentáveis do VSM

O modelo VSM original foi criado pela Toyota Motor Company e implementado através de fluxogramas de materiais e processos. Este VSM ilustrou as etapas necessárias do processo que existiam desde a entrada do pedido até a entrega final do produto e foi útil para obter uma visão abrangente das atividades da empresa. Permitiu que a Toyota removesse atividades não essenciais que criavam resíduos, mantendo o processo de fabricação mais enxuto.

A parte “fluxo de valor” do sistema VSM concentra-se em como o valor pode ser adicionado a um produto ou serviço, alterando a forma ou função de mercado para atender às necessidades do cliente. Isso inclui adicionar recursos e funcionalidades a um produto ou serviço que beneficie o cliente sem aumentar o desperdício de tempo e materiais (também chamados de muda , termo japonês para desperdício).

Escopo de seu mapa do fluxo de valor

Entender o escopo do fluxo de valor sob análise é um bom começo para planejar seu processo Lean ou Mapa de fluxo de valor. Entenda as etapas para criar um VSM.

Etapa 1: Como criar um mapa do fluxo de valor lean

Forme uma equipe multifuncional de gerentes e supervisores de alto nível de toda a sua empresa. Representantes de vários departamentos, como vendas, atendimento ao cliente, estoque, operações e muito mais, ajudarão a garantir que as informações possam ser transmitidas livremente e que os itens não escapem às brechas. Considere também adicionar fornecedores importantes a esse grupo porque uma perspectiva externa pode ser útil.

• O tamanho ideal da equipe é de cerca de 10 membros. Equipes pequenas podem perder itens importantes, enquanto equipes grandes podem acabar sendo difíceis de gerenciar e coordenar.

Passo 2: Kaizen – Planejamento do VSM

Depois de formar sua equipe de VSM, seu próximo passo é realizar um evento kaizen de três dias. ( Kaizen é uma palavra japonesa que significa “mudar para melhor”.) Durante um kaizen, os membros da equipe começam a desenvolver planos atuais e futuros. 

Nota: É importante incluir um indivíduo com experiência em VSM para ajudar a facilitar o evento kaizen.

No evento kaizen, a equipe deve completar quatro etapas importantes:

1. Determine a família de processos.
2. Desenhe o mapa do estado atual.
3. Determine e desenhe o mapa do estado futuro.
4. Elabore um plano para chegar ao estado futuro.

Depois que essas quatro etapas forem concluídas e a equipe concordar com os planos e as táticas, a equipe de VSM poderá prosseguir para as próximas etapas.

Etapa 3: A Família de Processos – Planejamento de VSM

Uma família de processos, também conhecida como família de produtos, é um grupo de produtos ou serviços que passam pelas mesmas etapas de processamento ou por etapas semelhantes. 

Escreva todas as etapas do processo que sua organização realiza de um ponto de vista de exterior, como se tivesse construindo uma imagem do ponto de vista superior.

É importante que essa etapa seja aplicada a todas as equipes multifuncionais e áreas-chave da sua empresa. Isso ajuda a garantir que todas as etapas vitais sejam incluídas e que nenhuma etapa seja ignorada.

Etapa 4: identificando semelhanças

Examine o panorama criado e procure por seções que tenham etapas de processamento semelhantes ou idênticas. Procure também por seções que compartilhem cerca de 80% das etapas. Considere itens que compartilham muitas das mesmas etapas e procedimentos que podem ser criados juntos – pelos mesmos funcionários usando etapas semelhantes ou relacionadas – com mais eficiência em uma célula de produção.

Depois de identificar as semelhanças, a equipe deve identificar em qual família de processos ela se concentrará primeiro. A lista abaixo representa alguns motivos comuns para a escolha de determinadas áreas e são áreas que a equipe de mapeamento do processo de valor deve considerar:

• Maior retorno financeiro
• Maior redução no lead time ou inventário
• Maior impacto para o cliente
• Maior probabilidade de sucesso
• Mais visível para as partes interessadas
• Novo produto ou linha de serviço
• Volume ou quantidade

Etapa 5: Criando o Mapa do Estado Atual – Planejamento do VSM

Para criar um mapa de estado atual, colete os dados e informações “caminhando no fluxo” e entreviste as pessoas que executam as tarefas. Isso é benéfico por dois motivos:

1. A equipe terá a oportunidade de ver todo o processo e procurar por resíduos.
2. As pessoas que realmente realizam o trabalho (por exemplo, operadores, montadores, técnicos) podem responder perguntas e esclarecer quaisquer conceitos errôneos ou noções preconcebidas sobre como as tarefas são executadas.

Quando sua equipe está “andando em um fluxo”, certifique-se de reunir informações de alto valor dos funcionários, incluindo:

• Tempo de ciclo ou tempo de processamento
• Confiabilidade do equipamento
• Rendimento de primeira passagem
• Quantidades
• Número de operadores e turnos
• Informação impressa
• Informação eletrônica
• Níveis de estoque
• Fila ou tempos de espera

As informações coletadas não precisam ser perfeitas ou excessivamente detalhadas. Contanto que os dados forneçam uma imagem relativamente clara dos principais problemas, a equipe pode começar a construir seu mapa de processos enxutos.

Etapa 6: Comece criando o modelo de mapeamento de fluxo de valor básico

Uma vez que sua equipe tenha reunido e analisado as informações obtidas enquanto “caminha o fluxo”, comece a desenhar o mapa do fluxo de valor. A imagem abaixo mostra alguns exemplos e estratégias comuns com o desenvolvimento de modelos VSM.

As principais áreas no mapa são:

• O canto superior direito para informações do cliente.
• O canto superior esquerdo para informações do fornecedor.
• A metade superior do papel para o fluxo de informações.
• A metade inferior para o fluxo de material (ou produto).
• As calhas na parte superior e inferior para calcular o tempo de valor agregado e sem valor agregado.

Calcule o tempo de ciclo versus o tempo de estoque (em dias) para o fluxo de materiais e informações. 

Etapa 7: Criando o mapa do estado futuro

• Qual é o tempo takt?
  • Takt é a palavra alemã para o bastão que um maestro usa para controlar a velocidade, a batida e o tempo de sua orquestra. Takt time refere-se à frequência com que uma peça ou componente deve ser produzido para atender à demanda de seus clientes. A fórmula é o tempo disponível (por turno) dividido pela demanda (por turno). Por exemplo:
    • 40.000 segundos (tempo disponível)
    • ÷ 400 peças (demanda)
    • = 100 peças/segundo .
• Existem gargalos ou restrições?
  • A partir da coleta de dados  durante o kaizen, observe os tempos de ciclo ou os tempos de processamento. Se algum deles for maior que seu tempo takt, você terá um candidato a um gargalo ou restrição. Isso pode estar causando desperdício de superprodução ou trabalho em processo (WIP) em algumas áreas ou tempo extra de processamento, como horas extras, para atender à demanda.
• Onde o estoque (ou o tempo da fila) pode ser reduzido ou os supermercados usados?
  • Um supermercado é um sistema de estoque controlado – o processo posterior remove itens da prateleira e os proprietários do processo anterior reabastecem essa quantia para o supermercado.
  • Observe a matéria-prima, estoque em WIP, estoque de segurança, estoques de produtos acabados para ver se eles podem ser reduzidos. Faz sentido colocar em um sistema de reabastecimento de supermercado?
  • A chave é encontrar formas de reduzir o estoque de maneira lógica. Também procure oportunidades para que a “papelada” flua e não fique por perto, como em lotes.
• Onde você pode melhorar o fluxo?
  • É possível colocar materiais em uma célula ou eliminar materiais de parar e esperar? Se a melhoria do fluxo é impossível, você deve inserir um sistema First in, First out entre os processos?
• Quais outras melhorias são necessárias?
  • Por exemplo, a confiabilidade do equipamento precisa ser melhorada? Os níveis de rendimento ou qualidade da primeira passagem são aceitáveis? Precisamos realizar treinamento em 5S (organização do local de trabalho)? Precisamos criar um novo layout para uma área?

No mapa do fluxo de valor, coloque um “burst” kaizen (uma nota ou balão de pensamento) em torno de qualquer item para sinalizar que a melhoria é necessária. Os itens podem incluir baixa confiabilidade do equipamento ou rendimento de primeira passagem; longos tempos de Setup; grandes lotes; qualquer desperdício como superprodução, movimento, transporte, espera, defeitos, inspeção ou processamento extra.

Etapa 8: Criando o plano preliminar de mapeamento do fluxo de valor

Durante um evento típico de VSM, é possível criar o plano de detalhamento com base nas informações do mapa de estado futuro. O plano precisará de mais refinamento, especialmente na determinação dos recursos necessários, como tempo, pessoas e orçamentos. Um bom plano, incluirá a descrição do projeto, o nome do líder do projeto, possíveis membros da equipe, um cronograma (ou gráfico de Gantt ) de eventos e entregas, uma estimativa de custos e o impacto, objetivos ou benefícios.